Introducción
Cuando un profesional comienza a trabajar para un cliente, muchas veces el acuerdo se basa en una conversación, un presupuesto, un intercambio de mensajes o simplemente en la confianza entre ambas partes.
Mientras la relación funciona correctamente, esa informalidad puede parecer suficiente. El problema aparece cuando surgen diferencias sobre qué debía hacer el profesional, cuánto debía cobrar, cuáles eran los plazos o qué estaba incluido en el servicio.
Por eso, desde la perspectiva de la Estrategia Legal Preventiva, documentar adecuadamente el acuerdo antes de comenzar la prestación puede ser una herramienta importante para reducir incertidumbres y prevenir conflictos.
¿Qué es un contrato de servicios profesionales?
En términos generales, existe un contrato de obra o de servicios cuando una persona que actúa de manera independiente se obliga frente a otra a realizar una obra material o intelectual o a prestar un servicio a cambio de una retribución. El Código Civil y Comercial contempla específicamente esta modalidad contractual.
Puede tratarse, por ejemplo, de servicios prestados por:
- abogados;
- contadores;
- arquitectos;
- ingenieros;
- médicos y otros profesionales de la salud;
- diseñadores;
- consultores;
- técnicos;
- especialistas informáticos;
- asesores empresariales;
- profesionales independientes de distintas actividades.
Cada actividad puede estar sometida, además, a normas especiales, regulaciones profesionales o disposiciones específicas, por lo que no existe un único modelo aplicable a todos los casos.
¿Por qué conviene poner el acuerdo por escrito?
La principal ventaja es dejar claramente establecido qué fue acordado.
Un documento permite reducir las diferencias de interpretación que pueden aparecer posteriormente y facilita demostrar cuáles eran las condiciones de la relación profesional.
Documentar no significa desconfiar del cliente.
Significa ordenar la relación desde el comienzo.
1. Define claramente cuál será el servicio
Uno de los primeros problemas que pueden surgir es que el cliente interprete que el profesional se comprometió a realizar tareas que en realidad no estaban incluidas.
Por eso, conviene describir:
- cuál es el servicio contratado;
- qué actividades comprende;
- qué actividades quedan fuera;
- cuáles serán los entregables;
- qué información debe proporcionar el cliente;
- y qué colaboración deberá prestar para que el servicio pueda desarrollarse.
Cuanto más claro sea el alcance del servicio, menor será el espacio para interpretaciones posteriores.
2. Permite establecer los honorarios y la forma de pago
El precio constituye uno de los aspectos centrales de cualquier prestación profesional.
El Código Civil y Comercial establece que el precio de la obra o del servicio puede determinarse por el contrato, por la ley, por los usos o, en determinados casos, judicialmente.
Por eso, resulta conveniente establecer previamente:
¿Cuál es el honorario?
¿Cuándo debe pagarse?
¿Se abonará en una sola vez o en etapas?
¿Existe un anticipo?
¿Hay gastos adicionales?
¿Qué ocurre si se solicitan tareas que no estaban previstas inicialmente?
Una definición clara de estos aspectos puede prevenir numerosos conflictos.
En determinadas profesiones existen, además, normas específicas sobre honorarios.
3. Establece plazos y responsabilidades
También conviene determinar, cuando corresponda:
- fecha de inicio;
- plazos de ejecución;
- fechas de entrega;
- documentación que debe proporcionar el cliente;
- responsabilidades de cada parte;
- canales de comunicación;
- y condiciones que puedan afectar el cumplimiento.
El Código Civil y Comercial establece entre las obligaciones del prestador ejecutar el servicio conforme a las previsiones contractuales y a los conocimientos requeridos por la actividad, informar sobre aspectos esenciales del cumplimiento y ejecutar la prestación en el tiempo convenido o razonablemente correspondiente.
Documentar estas cuestiones ayuda a que ambas partes conozcan qué se espera de la relación.
4. Evita confundir servicios profesionales con una relación laboral
Cuando un profesional trabaja de manera independiente, es importante que la relación contractual sea coherente con la realidad de la prestación.
La denominación que las partes otorguen al acuerdo no es, por sí sola, suficiente para determinar su naturaleza jurídica.
La legislación laboral argentina contempla específicamente los supuestos de prestación de servicios en relación de dependencia y también establece reglas particulares respecto de contrataciones de obras o servicios profesionales u oficios sin relación de dependencia.
Por eso, cuando exista alguna posibilidad de confusión sobre la naturaleza de la relación, resulta especialmente importante analizar las circunstancias concretas y documentarlas correctamente.
5. Permite establecer qué ocurre si cambian las condiciones
Un servicio puede comenzar con determinadas características y luego requerir modificaciones.
Por ejemplo, el cliente puede solicitar:
- nuevas tareas;
- mayor cantidad de entregables;
- modificaciones;
- trabajos adicionales;
- ampliación del alcance;
- urgencias;
- o servicios que inicialmente no estaban contemplados.
Una buena práctica preventiva consiste en establecer cómo se aprobarán esos cambios y cómo impactarán en el precio y los plazos.
Así se evita que una ampliación informal del trabajo genere posteriormente una discusión sobre si debía o no estar incluida en el honorario original.
6. Facilita la gestión de incumplimientos
También puede establecerse qué sucede si alguna de las partes incumple sus obligaciones.
Por ejemplo:
- falta de pago;
- demora en proporcionar documentación;
- incumplimiento de plazos;
- falta de colaboración;
- cancelación del servicio;
- suspensión de tareas;
- o terminación anticipada.
El objetivo no debería ser llenar el contrato de penalidades, sino establecer reglas claras para escenarios que razonablemente pueden presentarse.
Un error frecuente: utilizar siempre el mismo modelo
Copiar un contrato utilizado para otro cliente puede resultar práctico, pero también puede generar problemas si las circunstancias son diferentes.
Un servicio profesional para una persona particular no necesariamente presenta los mismos riesgos que un servicio para una PYME o una empresa.
También pueden existir diferencias importantes entre una prestación puntual y una relación profesional continua.
Por eso, un modelo debería funcionar como punto de partida, no como sustituto del análisis de cada contratación.
La prevención comienza antes de prestar el servicio
Desde la perspectiva de la Estrategia Legal Preventiva, el contrato no debería utilizarse solamente para resolver una discusión cuando el problema ya apareció.
Su función puede comenzar mucho antes.
Antes de iniciar el servicio conviene preguntarse:
¿Qué voy a hacer?
¿Qué espera el cliente?
¿Qué no está incluido?
¿Cuánto voy a cobrar?
¿Cuándo cobraré?
¿Qué información necesito?
¿Qué sucede si el cliente cambia el alcance del trabajo?
¿Qué ocurre si alguna de las partes decide finalizar la relación?
Responder estas preguntas antes de comenzar permite transformar expectativas informales en reglas claras y documentadas.
Conclusión
La confianza es importante en cualquier relación profesional, pero la confianza no reemplaza la claridad contractual.
Documentar el acuerdo permite que profesional y cliente conozcan desde el comienzo el alcance del servicio, los honorarios, los plazos, las responsabilidades y las condiciones de la relación.
Un contrato correctamente diseñado no debería ser visto como una señal de desconfianza, sino como una herramienta de organización y prevención.
Porque cuando las condiciones están claras desde el principio, existen menos posibilidades de que una diferencia de interpretación termine convirtiéndose en un conflicto.
Un buen servicio comienza con un buen acuerdo. Y un buen acuerdo comienza por dejar claro qué se contrató.
